Reproduction de documents d’archives

Vous pouvez reproduire des archives à des fins de recherche ou d’études privées. Si vous avez l’intention d’en utiliser des copies pour toute autre fin (p. ex., publication imprimée ou électronique, exposition, utilisation commerciale, etc.), vous devez obtenir la permission écrite du Bureau des archives et des documents publics.

La reproduction de documents d’archives est soumise à la législation canadienne sur le droit d’auteur, à la législation sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (AIPVP) et aux ententes conclues avec les personnes qui en ont fait don. Il vous incombe d’établir le statut et l’affranchissement des droits d’auteur pour tout document que vous souhaitez copier.

Des restrictions pourraient s’appliquer si le document que vous voulez reproduire est en mauvais état ou de taille excessive.
 

Comment puis-je reproduire des documents d’archives?

Vous pouvez faire vos propres copies à l’aide de votre caméra personnelle ou de votre cellulaire (sous réserve de certaines conditions) ou des lecteurs de microfilms sur place. Les numériseurs personnels et les trépieds ne sont pas autorisés. 

Vous pouvez demander des photocopies, des impressions de microfilms, des copies électroniques (PDF), des images numériques et des enregistrements audiovisuels moyennant des frais.

Utilisation d’une caméra personnelle ou d’un cellulaire

Si vous utilisez votre caméra ou votre cellulaire pour reproduire des documents d’archives, vous devez :

•    lire et signer une entente sur l’utilisation d’une caméra personnelle et afficher un indicateur précisant que vous l’avez fait dans votre lieu de travail;
•    vous assurer que la reproduction ne risque pas d’endommager le matériel;
•    confirmer que la reproduction n’est pas interdite par une entente avec la personne qui en a fait don ou une politique institutionnelle;
•    vous assurer de ne pas déranger les autres chercheuses et chercheurs ou le personnel; et
•    comprendre que votre reproduction pourrait faire l’objet d’un droit d’auteur.

Utilisation des lecteurs de microfilms sur place

Les lecteurs ScanPro libre-service situés dans la salle de lecture peuvent être utilisés selon le principe du premier arrivé, premier servi. Vous devez sauvegarder vos numérisations sur une clé USB et respecter tous les accords relatifs aux droits d’auteur et ententes avec les personnes qui en ont fait don.

Demande de reproductions de documents d’archives

Les formulaires pour demander des photocopies, des impressions de microfilms, des copies électroniques (PDF) et des images numériques se trouvent dans la salle de lecture.

Si vous faites une demande par la poste ou par téléphone, assurez-en l’exactitude en fournissant autant de détails que possible dans votre commande :

•    nom/titre et type de document
•    numéro d’acquisition, le cas échéant
•    date
•    nom des personnes impliquées, type d’événement
•    tout numéro de volume, de page, de colonne pertinent

Frais pour la reproduction de documents d’archives

Tous les frais de reproduction sont assujettis aux taxes applicables. Des frais de manutention de 5 $ s’appliquent au matériel grand format nécessitant une reproduction hors site. Un paiement anticipé partiel pourrait être requis pour les grosses commandes.

Les paiements peuvent être faits en argent comptant, par carte de débit, par carte de crédit ou par chèque (les chèques doivent être libellés à l’ordre de la ministre des Finances de l’Île-du-Prince-Édouard). Le paiement est exigé avant que les copies ne soient remises. 

Reproductions physiques et numériques (PDF)

Dans bien des cas, il est possible d’obtenir des photocopies, des impressions de microfilms et des copies électroniques (PDF). Des frais minimaux d’envoi et de copie électronique s’appliquent.

 

Type de reproduction: Photocopie ou copie électronique (PDF)
Taille: 8 po x 11 po / 8 po x 14 po
Coût: 0,25 $ par page/saisie
Frais supplémentaires pour les grosses commandes (100+ copies/saisies): 8 $
Frais minimaux d’envoi: 5 $ (jusqu’à 20 copies)
Frais minimaux de copie électronique: 5 $ (jusqu’à 20 saisies)
Délai de traitement: 24 à 48 heures

 

Type de reproduction: Impression de microfilm ou copie électronique (PDF)
Taille: 8 po x 11 po / 8 po x 14 po
Coût: 0,50 $ par page/saisie
Frais supplémentaires pour les grosses commandes (50+ copies/saisies): 8 $
Frais minimaux d’envoi: 5 $ (jusqu’à 10 copies)
Frais minimaux de copie électronique: 5 $ (jusqu’à 10 saisies)
Délai de traitement: 24 à 48 heures

 

Type de reproduction: Photocopie, impression de microfilm ou copie électronique (PDF) grand format
Taille: 11 po x 17 po
Coût: 1 $ par page/saisie
Frais supplémentaires pour les grosses commandes (100+ copies/saisies): 8 $
Frais minimaux d’envoi: 5 $ (jusqu’à 5 copies)
Frais minimaux de copie électronique: 5 $ (jusqu’à 5 saisies)
Délai de traitement: 24 à 48 heures

 

Images numériques

Les images à haute résolution sont fournies sous forme de fichiers TIFF ou JPEG, généralement avec une résolution de 300 ou de 600. Vous devez signer un accord sur les conditions d’utilisation des images lorsque vous faites une commande d’images.

 

Type de reproduction: Image numérique (déjà numérisée)
Coût: 5 $ par image
Frais supplémentaires pour les grosses commandes (30+ images): 20 % du montant de base
Coût du CD: 3 $ par CD (vous pouvez aussi fournir votre propre CD ou clé USB)
Délai de traitement: 1 à 2 semaines selon la charge de travail, etc. Un délai supplémentaire pourrait être nécessaire pour les grosses commandes. Les commandes urgentes peuvent être possibles au double du coût.

 

Type de reproduction: Image numérique (doit être numérisée)
Coût: 10 $ par image
Frais supplémentaires pour les grosses commandes (30+ images): 20 % du montant de base
Coût du CD: 3 $ par CD (vous pouvez aussi fournir votre propre CD ou clé USB)
Délai de traitement: 1 à 2 semaines selon la charge de travail, etc. Un délai supplémentaire pourrait être nécessaire pour les grosses commandes. Les commandes urgentes peuvent être possibles au double du coût.
 

Matériel audiovisuel

Type de reproduction: Enregistrement audio et vidéo
Coût: 10 $ par objet numérique fourni
Délai de traitement: 2 à 4 semaines selon la charge de travail, etc. Un délai supplémentaire pourrait être nécessaire pour les grosses commandes.
 

Questions?

Veuillez communiquer avec nous par courriel (archives@gov.pe.ca) ou par téléphone (902-368-4290) si vous avez des questions ou besoin de plus d’information concernant la commande de reproductions de documents d’archives.