Vendre des biens et des services au gouvernement de l’Î.-P.-É.

Chaque année, le gouvernement de l’Île-du-Prince-Édouard dépense plus de 100 millions de dollars en biens et services auprès du secteur privé conformément à la Procurement of Goods Act (loi sur l’approvisionnement en biens) et à son règlement d’application, ainsi qu’aux accords de commerce interprovincial applicables. La province part du principe que la concurrence ouverte permet d’établir un prix équitable et cherche, dans la mesure du possible, à maximiser la concurrence par le processus d’appel d’offres.

Un appel d’offres provincial peut viser les municipalités de l’Î.-P.-É., les établissements d’enseignement, les commissions scolaires et Santé Î.-P.-É.

Tous les biens et services nécessaires à une entité provinciale sont acquis selon les principes suivants : 

• Les fournisseurs locaux et régionaux bénéficient d’un accès égal aux possibilités.
• Le maintien d’une concurrence équitable et ouverte entre les fournisseurs est assuré.
• Les biens sont acquis de façon à optimiser la qualité, le service et le prix.

*Les ministères et organismes gouvernementaux gèrent directement l’acquisition de la plupart des services et des contrats relatifs aux projets de construction. 

Sur cette page :

• Qui peut fournir des biens et services au gouvernement provincial?
• Quelles sont mes responsabilités à titre de fournisseur du gouvernement?
• Toutes les acquisitions passent-elles par un processus d’appel d’offres?
• Comment puis-je me renseigner sur les besoins du gouvernement de l’Î.-P.-É.?
• Comment obtenir un paiement pour les biens fournis au gouvernement?
• À qui dois-je m’adresser au sujet du paiement des fournitures livrées au gouvernement ?

Qui peut fournir des biens et services au gouvernement provincial?

Toute personne, entreprise ou organisation en mesure de fournir les biens ou services requis peut soumissionner et tenter d’obtenir des contrats gouvernementaux dans le cadre du processus d’appel d’offres public.  

Quelles sont mes responsabilités à titre de fournisseur du gouvernement?

Un fournisseur est tenu de respecter les spécifications de l’appel d’offres ou de la convention d’achat et de se conformer aux modalités relatives à la qualité, aux prix et à la livraison qui suivent.

• Bon de commande : Tous les biens acquis par la province doivent faire l’objet d’un bon de commande émis à partir d’une demande d’achat provenant d’un ministère ou d’un organisme gouvernemental. Les fournisseurs ne peuvent effectuer de livraisons avant d’avoir reçu un bon de commande officiel ou un numéro de bon de commande fourni par les Services d’approvisionnement.
  
  Afin d’assurer le contrôle des achats de biens visés par un appel d’offres dans le cadre d’une offre à commandes, plusieurs bons de commande peuvent être émis pour chaque besoin. Les offres à commandes comportent habituellement des prix établis pour des périodes précises.
  
  En cas d’urgence ou de situation pressante, un bon de commande peut être attribué par téléphone ou par télécopieur, puis confirmé par un bon de commande officiel portant la mention « Confirmation seulement ». Un bon de commande ne peut être modifié sans l’approbation préalable des Services d’approvisionnement. 
  
  Les ministères et les organismes de l’ensemble du gouvernement se voient attribuer des cartes d’achat pour des achats de faible valeur.
   
• Qualité des biens fournis : Sauf indication contraire, tous les biens fournis doivent être neufs et tout matériel électrique doit être homologué par l’Association canadienne de normalisation (CSA). Les biens doivent être fournis tels que commandés et conformément aux modalités et spécifications figurant sur le bon de commande ou dans les documents qui l’accompagnent.
  
  Une demande d’appel d’offres peut préciser une marque, un fabricant et un modèle pour décrire les caractéristiques, la qualité ou les dimensions d’un produit ou d’un composant requis. Cette mention n’a pas pour but de limiter la concurrence, sauf indication contraire, telle que « aucune substitution ».
  
  Lorsqu’une soumission prévoit un produit de remplacement autre que celui spécifié, la solution de rechange doit être clairement indiquée et doit être de qualité égale ou supérieure à celle initialement proposée dans l’appel d’offres. Les fournisseurs doivent pouvoir fournir des échantillons, des données et de la documentation pour démontrer que les biens proposés sont équivalents à ceux spécifiés. 
   
• Livraison et réception des biens : En général, l’appel d’offres précise la date à laquelle les biens sont requis. Le fournisseur doit indiquer le délai de livraison (en jours) après la réception du bon de commande. Sauf indication contraire, toutes les soumissions doivent être franco à bord (FAB) destination, avec fret payé d’avance. Les frais d’expédition, s’il y a lieu, doivent être indiqués sur le formulaire de soumission. À moins d’avis contraire, les biens doivent être expédiés par le moyen le plus économique permettant de respecter la date de livraison précisée.
  
   Il vous incombe en tant que fournisseur de bien connaître les conditions et les modalités de livraison locales.
  
  Les biens devraient être inspectés au moment de la livraison. L’utilisateur final est responsable de s’assurer que le bon produit a été livré au bon endroit au bon moment.
   
• Appel d’offres en vue d’établir une offre à commandes : De façon générale, un appel d’offres vise la fourniture et la livraison de biens précis à un endroit donné et à un moment déterminé. Toutefois, il peut aussi servir à conclure des contrats ou à établir des offres à commandes. Les appels d’offres visant des offres à commandes portent sur des biens à acquérir sur une période donnée, au fur et à mesure des besoins, et peuvent prévoir des livraisons à divers emplacements.
  
  Grâce aux offres à commandes, les ministères peuvent commander des fournitures en fonction de prix et de conditions de livraison prédéterminés. Les invitations à présenter une offre à commandes précisent les conditions d’achat, les spécifications, les calendriers de livraison, la date de clôture, les personnes-ressources et tous les autres renseignements nécessaires.
   
• Établissement des prix : Les soumissions doivent indiquer des prix unitaires nets. Ne pas inclure la TVH. Les frais supplémentaires doivent être présentés en détail. Toutes les soumissions doivent être prolongées et totalisées. Les rabais, le cas échéant, doivent être clairement précisés. Ne pas présenter une soumission à prix forfaitaire, sauf indication contraire.  
  
  La Procurement of Goods Act de l’Île-du-Prince-Édouard et son règlement d’application ne prévoient aucune disposition permettant une augmentation de prix après la clôture des soumissions ou l’attribution du contrat. Par conséquent, les soumissions comportant des prix fermes peuvent être privilégiées par rapport à celles assorties de conditions ou de clauses d’indexation. 
   
• Modification des prix : Les fournisseurs doivent présenter une demande écrite, accompagnée de tous les détails pertinents, pour toute modification de prix visant un contrat attribué. Les Services d’approvisionnement détermineront si la demande est justifiée.
  
  Toute soumission doit indiquer clairement le nombre de jours pendant lesquels elle demeure valide, si elle est acceptée. La mention « prix fermes pendant 30 jours » signifie qu’un bon de commande émis dans les 30 jours suivant la date d’attribution sera établi au prix soumis.

Avis de non-responsabilité relatif aux coûts de soumission : Le processus de soumission peut être très concurrentiel, et les fournisseurs devraient prendre connaissance de l’ensemble des exigences. Une fois qu’une soumission est reçue et acceptée, il est présumé que tous les coûts sont inclus, et le fournisseur est tenu d’exécuter les travaux conformément à la soumission. Le gouvernement ne peut être tenu responsable des omissions concernant les exigences de conformité ou les conditions particulières pouvant influer sur le prix soumis. Il est recommandé de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de la soumission et, au besoin, de communiquer avec les Services d’approvisionnement pour obtenir des précisions avant de la présenter. 

Toutes les acquisitions passent-elles par un processus d’appel d’offres?

Les ministères du gouvernement provincial sont tenus de suivre une méthode d’approvisionnement standard, selon les seuils financiers suivants :

Biens

Entités de l’annexe A

• 0 $ à 4 999 $ : Les ministères peuvent procéder à l’achat directement ou au moyen d’un processus concurrentiel public ou sur invitation.
• 5 000 $ à 9 999 $ : Exige l’obtention de deux ou trois soumissions écrites, ou le recours à un processus concurrentiel public ou sur invitation.
• 10 000 $ jusqu’au seuil applicable des accords de commerce : Exige un processus concurrentiel public, ou un processus d’appel d’offres sur invitation limité aux fournisseurs locaux.
• Seuil applicable des accords de commerce et plus : Exige un appel d’offres public (communiquer avec les Services d’approvisionnement pour connaître le seuil en vigueur).

Entités de l’annexe B

• 0 $ à 249 999 $ : Les entités peuvent procéder à l’achat directement ou au moyen d’un processus concurrentiel public ou sur invitation.
• 250 000 $ jusqu’au seuil applicable des accords de commerce : Exige un processus concurrentiel public, ou un processus d’appel d’offres sur invitation limité aux fournisseurs locaux.
• Seuil applicable des accords de commerce et plus : Exige un appel d’offres public (communiquer avec les Services d’approvisionnement pour connaître le seuil en vigueur).

Services (applicables aux entités des annexes A et B)

• Moins de 50 000 $ : Il est recommandé d’obtenir trois soumissions écrites. Le contrat est attribué par le ministère.
• Plus de 50 000 $ : Une demande de propositions (DP) officielle est requise. Le contrat est attribué par le ministère (l’approbation du Conseil du Trésor est requise si la valeur dépasse 100 000 $).

Construction :

• Plus de 100 000 $ : Une DP officielle doit faire l’objet d’un appel public afin de respecter les exigences de l’Accord de libre-échange canadien. 

Dans certaines situations, notamment en cas d’urgence ou de besoins urgents, des appels d’offres peuvent être transmis par courriel à procurementservices@gov.pe.ca. Ces appels d’offres doivent respecter les modalités habituelles des appels d’offres officiels et exigent une confirmation écrite des fournisseurs sollicités. 

Lorsqu’une seule soumission conforme est reçue, ou lorsqu’il n’existe qu’une seule source d’approvisionnement connue, le prix des biens à acquérir peut être établi par négociation ou au moyen d’un appel d’offres auprès d’un fournisseur unique. 

Les appels d’offres publics sont lancés conformément à l’Accord de libre-échange canadien (ALEC). À l’occasion, la province participe à des appels d’offres conjoints avec d’autres provinces de l’Atlantique. Pour en savoir plus, consultez l’Accord sur les marchés publics. 

Comment puis-je me renseigner sur les besoins du gouvernement de l’Î.-P.-É.?

La province publie et distribue en ligne ses appels d’offres pour des biens et des services. Vous pouvez consulter et télécharger les renseignements relatifs aux appels d’offres à la page de recherche des appels d’offres et des possibilités d’approvisionnement. 

Comment obtenir un paiement pour les biens fournis au gouvernement?

Pour facturer le gouvernement de l’Île‑du‑Prince‑Édouard ou tout organisme utilisant le système financier provincial, une inscription comme fournisseur du gouvernement est nécessaire. Le paiement électronique est le mode de paiement privilégié, bien que d’autres modes puissent être demandés. Toute demande de mode de paiement alternatif doit être autorisée par la superviseure ou le superviseur des comptes créditeurs.  

Veuillez soumettre un formulaire d’enregistrement du créancier dûment rempli.

Veuillez noter : Avant de fournir des biens ou des services au gouvernement provincial, il faut avoir conclu une entente officielle ou être en possession d’un bon de commande officiel (numéro de bon de commande) émis par le ministère ou l’organisme provincial destinataire. Afin d’éviter tout retard de paiement inutile, veuillez suivre les instructions de facturation indiquées sur le bon de commande.  

Une fois les biens livrés et reçus en bon état par le ministère destinataire, et après traitement de la facture, le paiement sera effectué dans les plus brefs délais.

À qui dois-je m’adresser au sujet du paiement des fournitures livrées au gouvernement?

Pour toute question relative aux paiements, veuillez d’abord communiquer avec le ministère ou l’organisme destinataire des biens.